La gestion efficace des fournisseurs reste fondamentale pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Que vous soyez une petite structure ou une grande organisation, optimiser vos relations avec vos partenaires commerciaux conditionnera autant votre productivité que votre rentabilité. Parcourez ici 4 astuces pour simplifier le suivi et la gestion de vos fournisseurs.
Adopter un logiciel de facturation fournisseur performant
Un logiciel de facturation est un outil adapté qui promet de révolutionner votre gestion des fournisseurs. En regroupant toutes vos informations fournisseurs dans un seul système, il vous permettra de gagner une visibilité instantanée sur vos engagements.
Vous pourrez désormais consulter l’historique, les conditions de paiement et les factures en cours d’un simple clic. Cette automatisation vous fera gagner du temps et réduira en outre les erreurs humaines. Ce logiciel dématérialisation factures fournisseurs est capable :
- d’extraire automatiquement les données des factures ;
- les classer ;
- et les associer aux bons fournisseurs.
Cela vous fait par conséquent moins de tâches administratives à répéter dans le temps.
Miser sur la dématérialisation et la GED
La dématérialisation par la gestion électronique des documents (GED) est un moyen efficace pour moderniser rapidement votre gestion fournisseur. En passant au numérique, votre entreprise dit adieu aux montagnes de papier et aux classeurs encombrants. La dématérialisation permet de :
- stocker ;
- retrouver ;
- et partager les documents fournisseurs en quelques secondes.
De plus, avec une GED, vos équipes comptables pourront directement accéder aux informations fournisseurs depuis n’importe quel poste de travail. Cette accessibilité améliorera par conséquent la collaboration entre différents services et réduira par ailleurs les risques de perte d’information.
Optimiser votre gestion des relances
Une autre astuce efficace pour favoriser le suivi des factures est la mise en place d’une gestion des relances efficace. Cela s’avère en effet essentiel pour maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.
Mettez en place un système d’alerte automatique
Configurez votre logiciel de facturation pour vous envoyer en temps opportun des alertes avant toute échéance importante. Ces rappels vous aideront à anticiper les paiements et à éviter les retards qui pourraient froisser certains fournisseurs. Une gestion des relances proactive démontrera à l’évidence votre professionnalisme.
Assurez un suivi régulier et personnalisé
Nous vous invitons à contacter le plus souvent vos fournisseurs, pas seulement en cas de problème. En effet, il est prouvé qu’un suivi personnalisé renforce la relation client-fournisseur et aide à négocier dans de meilleures conditions. Gardez pour cela une trace de vos échanges dans votre système pour assurer la continuité du suivi.
Améliorer votre processus de sourcing fournisseur
Un bon sourcing constitue la base d’une gestion fournisseur réussie. Pour l’optimiser, établissez dans un premier temps des critères de sélection clairs. Par exemple, définissez précisément vos attentes envers vos fournisseurs en matière de :
- prix ;
- qualité ;
- délais ;
- service après-vente.
Notez en clair tous les critères importants à vos yeux. Cette clarté dans vos exigences vous aidera à choisir les partenaires les plus adaptés à vos besoins. Maintenez dans un second temps une communication transparente avec vos fournisseurs.
À cet effet, communiquez vos attentes, contraintes et objectifs. En retour, encouragez vos fournisseurs à faire de même. Cette ouverture mutuelle est de nature à favoriser la confiance et la collaboration à long terme.
