Votre travail nécessite-t-il des déplacements professionnels ? Dans le cadre de l’accomplissement de vos tâches professionnelles, utilisez-vous votre véhicule personnel pour accomplir certaines missions de l’entreprise ? Si tel est le cas, vous devez vous faire indemniser par votre employeur afin de faire face à ces genres de dépenses. Cette indemnité est appelée frais kilométriques, barème kilométrique ou parfois indemnité kilométrique. La question que vous vous posez sûrement est comment se faire rembourser ses frais kilométrique. Trouvez la réponse à cette question dans cet article.
Qu’entend-on par frais kilométriques ?
Dans le cadre de l’accomplissement d’une mission au nom de votre entreprise (rencontre d’un fournisseur, ou rendez-vous avec des partenaires d’affaires), il arrive parfois que vous utilisiez votre voiture ou moto personnelle. Puisqu’il s’agit d’un déplacement effectué pour la réussite d’une mission, vous pouvez prétendre à un remboursement des frais de déplacements auprès de votre employeur. Ce remboursement est appelé frais kilométrique ou barème kilométrique.
Certes, le code du travail ne prévoit aucune disposition par rapport à cette indemnité. Cependant, dans la pratique, ces dépenses engagées par l’employé sont indemnisées dès lors que ce dernier a utilisé son propre moyen de déplacement pour les besoins de ses fonctions. Ceci arrive le plus souvent quand le salarié ne dispose pas de véhicule de fonction. Il est important de noter que les frais kilométriques ne concernent pas le trajet que l’employé fait par jour de son domicile pour se rendre à son lieu de travail. Ici, cette indemnité ne concerne que les frais engagés pour effectuer un déplacement professionnel avec son moyen de déplacement personnel. De même, ce remboursement ne concerne pas les frais de stationnement et de péage.
Comment se calculent les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques se calculent en fonction d’un barème kilométrique qui est révisé chaque année par l’administration fiscale. C’est pourquoi il est important de connaitre le barème de l’exercice en cours avant de procéder au calcul. Pour calculer ces frais kilométrique, on prend en compte le type de moyen de déplacement utilisé (moto, voiture, scooter, vélo), la distance effectuée et la puissance. De même, ces frais kilométriques prennent en compte les dépenses provoquées lors du déplacement, à savoir : l’assurance, l’amortissement de l’engin à moteur, le carburant, l’entretien et l’usure de l’engin. Si vous éprouvez des difficultés à calculer votre frais kilométrique, vous pouvez recourir à la solution N2F utilisée par plus de 5000 entreprises à travers le monde.
Comment se faire indemniser ?
Tout employé qui a eu recours à son propre moyen de déplacement pour exercer une mission au nom de son entreprise peut demander un remboursement des frais kilométriques. Pour vous faire rembourser, vous devez :
- vérifier que votre employeur a l’habitude de rembourser les frais kilométriques. Si vous venez de prendre fonction dans une nouvelle entreprise, vous devez d’abord vous renseigner auprès de vos supérieurs sur les pratiques de l’entreprise en termes de gestion des frais kilométriques. Vous pouvez aussi consulter les conventions collectives et votre contrat de travail pour voir les conditions dans lesquelles les déplacements s’effectuent au sein de l’entreprise ;
- remettre à votre employeur les informations et documents qui justifient votre déplacement. Vous devez lui remettre un justificatif qui précise le motif de votre déplacement, le nombre de kilomètres effectués et la date de la réalisation de la mission.
